Czasami mamy wrażenie, że doba jest za krótka i powinna być znacznie dłuższa, marzymy o tym, by mieć więcej czasu na swoje sprawy. Kluczem do sukcesu jest efektywne zarządzanie swoim czasem i organizacja zadań. Podczas planowania, nagle okazuje się, że naszą dobę udało się rozciągnąć, a my mamy też chwilę dla siebie – na odpoczynek lub ulubioną rozrywkę. Jak dobrze zarządzać swoim czasem? Na czym polega skuteczna organizacja czasu?
Dlaczego warto organizować swój czas?
Organizacja czasu to świetny sposób na wykorzystanie dnia w stu procentach i realizację rzeczy, których zawsze chcieliśmy się podjąć, ale mieliśmy wrażenie, że nie mamy na to czasu. To także metoda, na uwolnienie się od „pożeraczy czasu”, które sprawiają, że jesteśmy nieefektywni i bezproduktywni.
Prześledź swój dzień i zobacz na co poświęcasz najwięcej czasu
Organizację swojego czasu zacznij od prześledzenia swojego planu dnia i swoich nawyków. Rozpisz na kartce jak zazwyczaj wygląda Twój dzień i na co poświęcasz najwięcej czasu. Skrupulatnie notuj także te mniej czasochłonne zajęcia. Zapisuj też ile trwają dane czynności. Taka rozpiska powinna pomóc Ci sprawdzić, gdzie ucieka Ci czas, który możesz wykorzystać w produktywny sposób. Może tracisz sporo czasu na dojeżdżaniu do pracy komunikacją miejską? Może spędzasz godziny w kolejkach, załatwiając ważne sprawy? W tym czasie możesz przecież przeczytać ciekawą książkę, wysłuchać interesujący podcast czy uczyć się języków obcych.
Zapisuj wszystkie ważne rzeczy
Jeżeli masz uczucie, że ilość spraw do załatwienia, zaczyna Cię przytłaczać i o niektórych z nich, zdarza Ci się nawet zapominać, czas zacząć zapisywać to, co musisz zrobić i o czym musisz pamiętać. Możesz robić to w notatniku, który będziesz nosić przy sobie, ale możesz skorzystać także z aplikacji. Każdy smartfon ma notatnik, w którym od ręki, możesz zanotować to, co chodzi Ci po głowie. Dobrym nawykiem jest również spisywanie spraw, które zaprzątają Ci myśli przed snem. Przypomniało Ci się, że musisz coś załatwić? Łap za telefon i zapisuj. Zaplanuj swój kolejny dzień i śpij spokojnie.
Ustalaj priorytety
Przeanalizuj swoje zadania i ustal, które z nich są naprawdę ważne. Warto również stosować schemat Eisenhowera. Jest to podział zajęć w czterech płaszczyznach:
- rzeczy ważne i pilne tj. sprawy „na wczoraj”, naglące i niecierpiące zwłoki oraz sytuacje kryzysowe,
- rzeczy ważne, ale niepilne tj. budowanie relacji, planowanie i zapobieganie czy rekreacja
- rzeczy nieważne, ale pilne tj. naglące błahe sprawy, niektóre spotkania, telefony i e-maile
- rzeczy nieważne i niepilne tj. rozrywka, przyjemności, „złodzieje czasu”.
Ustalaj cele i priorytety, przeanalizuj korzyści płynące z wykonywanych zadań i odsiej te zajęcia, które nie przyniosą Ci żadnych pozytywnych efektów, a jedynie zabiorą Twój cenny czas.
Duże zadania dziel na mniejsze
Duże projekty mogą przyprawiać o zawroty głowy. Strach, panika i inne negatywne emocje z nimi związane, mogą skutecznie odwlekać ich realizację. Gdy duże zadanie podzielimy na mniejsze i łatwiejsze, a potem rozplanujemy je w czasie, może się okazać, że wcale nie jest tak źle, jak się wydawało. Kierujmy się zasadą „od ogółu do szczegółu”. Jeżeli przykładowo, chcemy nauczyć się programowania, rozpiszmy wszystkie kroki, które będą niezbędne w tym celu. Ustalmy czego konkretnie chcemy się uczyć oraz przygotujmy wszystkie narzędzia, które będą nam do tego potrzebne – w tym przypadku kursy online czy tutoriale i inne pomoce naukowe. Jeżeli prześledziliśmy nasz plan tygodnia, wiemy w których miejscach, mamy wolne bloki czasowe. Wykorzystajmy je na konkretne lekcje.
Organizacja czasu może być zbawieniem i sposobem na bezproblemową i bezstresową realizację naszych celów.
